terug

“Het bestuur van Schola Cantorum Karolus Magnus hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens en houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) die op 25 mei 2018 in werking is getreden en die van toepassing is op alle organisaties die gegevens van personen (persoonsgegevens) bewaren. Het bestuur waarborgt en respecteert de privacy en stelde een verklaring op die van toepassing op persoonsgegevens die de schola verwerkt van de eigen leden, van de vrienden en donateurs en van andere in de activiteiten van de schola geïnteresseerde personen. Deze verklaring geeft een overzicht van de doeleinden van de gegevensverwerking en beschrijft hoe wordt omgegaan met aan de schola verstrekte persoonsgegevens. Ook wordt in deze verklaring vastgelegd hoe rechten ten aanzien van persoonsgegevens kunnen worden uitgeoefend.

 

Het bestuur van de vereniging Schola Cantorum Karolus Magnus (hierna te noemen het bestuur) bestaat uit leden die door de Algemene Ledenvergadering van de schola zijn gekozen en als zodanig staan ingeschreven bij de Kamer van Koophandel. Het bestuur is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. Met het beheer van de persoonsgegevens is de secretaris belast. Hij heeft daartoe een geheimhoudingsverklaring afgelegd.

 

Het bestuur stelt zich ten doel:

  • Persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt;
  • Verwerking van persoonsgegevens te beperken tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Verwerking van persoonsgegevens van de eigen leden uitsluitend te doen plaatsvinden op basis van verkregen toestemming;
  • Verwerking van persoonsgegevens van anderen uitsluitend te doen plaatsvinden nadat betrokkenen in de gelegenheid zijn gesteld bezwaar te maken tegen registratie van hun adresgegevens en van het maken van bezwaar hiertegen hebben afgezien. (Het betreft hier berichtgeving over optredens en uitvoeringen van de schola of andere activiteiten van de vereniging);
  • Passende technische en/of organisatorische maatregelen te nemen om een verantwoorde verwerking van persoonsgegevens te waarborgen (zie hieronder);
  • Geen persoonsgegevens door te geven aan andere partijen, tenzij dit voor de uitvoering van een wettelijke opdracht nodig is;
  • De leden te wijzen op hun rechten in deze en hen te verzoeken de rechten van andere leden te willen respecteren.

 

Persoonsgegevens die door de schola worden verwerkt zijn: achternaam, voornaam, geboortedatum, adres, e-mailadres, (mobiele) telefoonnummer, datum toetreding, beeldmateriaal, bankrekeningnummer en coachingsverslagen.

 

Bovenstaande gegevens worden verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

 

Adresgegevens:

  • het versturen van nieuwsbrieven, uitnodigingen en verslagen door de secretaris
  • het bijhouden van de ledenadministratie door de secretaris;
  • het versturen van nieuwsbrieven en andere berichten, gericht aan vrienden van de schola en aan andere belangstellenden;
  • Het programmeren van repetitieavonden door de dirigent;

 

Bankrekeningnummer:

  • het afhandelen van declaraties en financiële administratie door de penningmeester;

 

Geboortedatum en datum toetreding:

  • Het maken van een algemeen overzicht van de leeftijdsopbouw binnen de vereniging en het kunnen berekenen van jubilea;

 

Foto- en filmateriaal:

  • het op de eigen website aan de hand van beeldmateriaal aankondigen van komende uitvoeringen en het terugblikken op gerealiseerde uitvoeringen;

 

Coachingsverslagen

  • Het zorg dragen voor de persoonlijke ontwikkeling van de zangers.

 

De schola heeft een website (www.karolus-magnus.nl) waarop met toestemming van de leden foto- en filmmateriaal van optredens wordt geplaatst. Op een beveiligde pagina, alleen toegankelijk voor koorleden en oud-koorleden die na toestemming van het bestuur het reilen en zeilen van de schola willen kunnen blijven volgen, staan NAW-gegevens van de leden die op basis daarvan contact met elkaar kunnen hebben en informatie kunnen uitwisselen.

 

Leden van de schola hebben recht op inzage, rectificatie of verwijdering van alle persoonsgegevens die van het lid bekend zijn.  Mocht een lid van de schola een klacht hebben over de verwerking van zijn persoonsgegevens of gegevens willen rectificeren dan wel verwijderen, dan richt deze zich in eerste instantie tot de secretaris die met de uitvoering van de AVG-bepalingen is belast en die daartoe een geheimhoudingsverklaring heeft afgelegd.

Leden behouden daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens die de toezichthouder is op het gebied van privacy.

 

Het bestuur geeft geen persoonsgegevens door aan andere partijen tenzij dit wettelijk verplicht is. Het bestuur kan persoonsgegevens van leden delen met derden indien de leden het bestuur hier uitdrukkelijk schriftelijk toestemming voor hebben gegeven.

 

Het bestuur bewaart persoonsgegevens van de leden niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Bij opzegging van het lidmaatschap worden de gegevens na één jaar verwijderd uit de systemen, tenzij het lid aangeeft op een andere manier verbonden te willen blijven met de schola.

 

Het bestuur bewaart persoonsgegevens van anderen dan leden tijdens het bestaan van de relatie met de vereniging tot maximaal een jaar na beëindiging van die relatie tenzij er zwaarwegende redenen zijn om de gegevens langer te bewaren. Aansluitend worden de persoonsgegevens vernietigd. Eerdere vernietiging op verzoek is mogelijk door een verzoek daartoe te zenden aan de secretaris  jjlmverhagen@gmail.com. Indien er geen redenen zijn om de gegevens langer te bewaren, zal het bestuur onverwijld aan een dergelijk verzoek voldoen en de verzoeker daarover informeren.

 

Het bestuur heeft maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

  • Op alle systemen wordt een gebruikersnaam en wachtwoordenbeleid gehanteerd;
  • Persoonsgegevens worden door de secretaris op een eigen stand-alone computer beheerd die is voorzien van een gebruikersnaam en een wachtwoord. Er worden geen prints gemaakt. Wel wordt regelmatig een back-up gemaakt van de digitale informatie die wordt opgeslagen op een externe HD. Deze externe HD wordt op momenten dat hij niet in gebruik is, goed opgeborgen;
  • De secretaris heeft een geheimhoudingsverklaring afgelegd;
  • Bij aftreden van secretaris worden de bestanden op diens computer verwijderd;
  • Er worden geen NAW gegevens bewaard op een USB stick;
  • Het bestuur bespreekt éénmaal per jaar dit privacyreglement en onderneemt waar nodig actie;
  • Alle leden zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Hen is verzocht berichtgeving omtrent diverse zaken aan mede koorleden te verspreiden via de secretaris en geen berichten van koorleden door te sturen naar derden die geen lid zijn van het koor. De secretaris stuurt berichten naar (individuele) koorleden door in BCC en aan de leden is verzocht ditzelfde te doen.

Het bestuur is zich bewust van haar verantwoordelijkheid in de omgang met NAW-gegevens en ziet erop toe dat ook de leden zorgvuldig omgaan met elkanders privacygegevens. Het lekken van data dient te worden voorkomen. Bij een eventueel datalek zullen de leden hiervan in kennis worden gesteld. Indien blijkt dat gegevens zijn gelekt die kans geven op schending van rechten van betrokkenen, zal binnen 72 uur na constatering ook de Autoriteit Persoonsgegevens in kennis worden gesteld.

 

Vragen, opmerkingen of klachten over dit privacybeleid kunnen worden gericht aan de secretaris (jjlmverhagen@gmail.com)

 

Dit privacybeleid is vastgesteld in de Algemene Ledenvergadering van 19 februari 2019.